Это признак времени, что дети даже не учатся подписывать свои имена в школе. Что бы вы ни думали об этом развитии, мы перешли в эпоху, когда почерк не просто не нужен, это пустая трата времени и денег. Но чтобы сэкономить, нужно немного потратиться. Вот как вы можете объяснить своим топ-менеджерам, у которых, вероятно, были годы уроков чистописания в младших классах, что их причудливая небольшая практика мешает.
Драйверы решений для программного обеспечения электронной подписи
Сколько раз в день нужно подписывать свое имя? В среднем он может быть меньше единицы. Итак, скажем, всего три раза в неделю. Что-то стоит распечатать документ, сделать копию для себя, а затем направить оригинал туда, куда он направляется. А как насчет стоимости покупки шкафов для документов и аренды места, которое они занимают? Даже если вы сканируете все на флэш-накопитель, стоимость этого диска неизбежна, и вам либо нужно отвлечься от дополнительной работы, чтобы выполнить сканирование, либо заплатить помощнику за выполнение такой работы. Косвенно, есть также расходы, связанные со скоростью процесса утверждения по почте, которая может быть ускорена программным обеспечением для электронной подписи.
Первоначально решения для электронной подписи и управления цифровыми транзакциями (DTM) были внедрены страховыми и финансовыми службами, компаниями по недвижимости, поставщиками медицинских услуг и другими организациями, которые в значительной степени полагаются на бумажную работу и должны соблюдать нормативные требования. Это также идеальные инструменты для отдела кадров, юристов и специалистов по продажам, а также для любых организаций, ведущих международный бизнес. Инструменты электронной подписи и DTM не только упрощают и ускоряют рабочие процессы, требующие получения подписей, но и обеспечивают безопасность информации. Переход на полностью цифровые технологии имеет большое преимущество.
Однако цель этой статьи не в том, чтобы помочь вам сделать выбор между решениями для электронной подписи и DTM; ИТ-специалист Тома уже подробно рассмотрел этот вопрос. Мы здесь, чтобы помочь вам профинансировать и утвердить эти инструменты, и именно здесь вступает в действие экономическое обоснование.
Вот ключевой вывод: выгоды получат все предприятие в целом. Тем не менее, как всегда, расходы будут понесены полностью в рамках бюджета ИТ-директора. Если это не разъяснено остальным руководителям C-уровня, то вы зря потратите время на работу над бизнес-кейсом.
Создание аргументов в пользу инструментов электронной подписи и DTM
Как правило, когда мы представляем наши статьи о бизнес-кейсе, в разработку бизнес-кейса вкладывается много оригинальных мыслей. Однако в данном случае мы должны признать работу, уже проделанную компанией Algorithmic Research Ltd., также известной как ARX, разработчиками программного обеспечения электронной подписи CoSign и партнером платформы DocuSign DTM. В задачи этой статьи не входит одобрение конкретного решения, но мы признаем отличную работу, проделанную ARX по разработке процедуры обоснования. Некоторые факторы также уточняются в официальном документе, опубликованном Ассоциацией управления информацией и изображениями (AIMM), в котором также цитируется ARX.
Читать: Как рассчитать окупаемость решения цифровой подписи от ARX (PDF)
Читать: Цифровые подписи — бизнес-обоснование AIMM (PDF)
Текущее состояние статей бюджета, на которые, скорее всего, повлияет DTM и электронная подпись, выглядит следующим образом:
Рисунок 1. Текущие затраты, на которые повлияет внедрение DTM и электронной подписи
Это основано на следующих предположениях:
1000 подписчиков DTM, каждый из которых генерирует 25 печатных страниц в день по цене 2 цента за печать страницы.
2,1 страницы и 1,5 подписи на средний документ
Стандартная, ночная и двухдневная почта стоит 1,50, 12 и 4 доллара США и составляет 35, 10 и 20 процентов маршрутизации соответственно.
Факсы стоят 2 цента за страницу и составляют 35 процентов маршрутизации.
Половина всех документов сканируется по цене 50 центов каждый, а остальные физически архивируются по 75 центов каждый.
4 процента документов были отправлены по ошибке и необходимы позже, при этом стоимость восстановления составляет 20 долларов США.
1 процент документов одновременно утерян и понадобится позже, по цене 40 долларов за репродукцию.
Вы также заметите строку для новых текущих расходов, которая, конечно же, пуста в текущем состоянии. Мы ожидаем, что в указанном ниже целевом состоянии предприятию потребуется обслуживать еще два сервера и оплачивать поддержку DTM и электронной подписи. Похоже, что DTM — это дорогое удовольствие. Хотя стоимость приобретения может не взиматься, подписка будет стоить 125 долларов в месяц на пользователя. Поддержка E-sig будет составлять 20 процентов от первоначальной стоимости лицензии в размере 50 000 долларов США в год.
Рисунок 2. Целевые расходы, на которые влияют DTM и электронная подпись
Таким образом, единовременные затраты складываются следующим образом:
Рисунок 3: Единовременные затраты на электронную подпись и DTM
По словам поставщиков DTM и электронных подписей, такие решения отличаются быстрым периодом окупаемости, что нравится ИТ-директорам. Говорят, что единственное, что может замедлить безубыточность, — это скорость, с которой организация полностью внедряет новые процессы. Мы можем согласиться с этим. Еще одним преимуществом быстрой окупаемости является более низкий профиль риска, поэтому мы использовали относительно скромную 9-процентную ставку дисконтирования.
Рисунок 4: Инвестиционный анализ
Это, конечно, очень хорошая новость.
Впрочем, с технологической точки зрения все это не имеет значения. В наши дни инструменты DTM и электронной подписи являются ставками на столе. Согласно отчету AIIM (которому уже почти три года), только 5% опрошенных предприятий не видят необходимости в этих функциях и не планируют инвестировать.
Настанет день, и очень скоро, когда все внешние заинтересованные лица вашей компании будут регулярно использовать инструменты DTM и электронной подписи, а всем, кто их не внедрил, придется играть в догонялки.
Ресурсы для бизнес-кейса: чтобы помочь вам получить бизнес-кейс для программного обеспечения для электронной подписи и инструментов управления цифровыми транзакциями (DTM), загрузите этот калькулятор Excel и шаблон PowerPoint, которые вы можете настроить в соответствии со своими потребностями. Калькулятор Excel поможет вам определить ваше текущее состояние, стоимость проекта и целевое состояние. Он включает в себя все входные данные, которые вам понадобятся, чтобы вы могли представить окончательный анализ. Шаблон PowerPoint поможет вам добавить анализ из калькулятора Excel, чтобы вы могли представить информацию своим заинтересованным сторонам в логической форме. >> Загрузить калькулятор Excel >> Загрузить шаблон PowerPoint Чтобы лучше понять ключевые показатели и математические расчеты, используемые в этих ресурсах, ознакомьтесь с разделом «Как разработать успешное экономическое обоснование для ИТ-проекта».
Дополнительные ресурсы по бизнес-кейсам:
Создание бизнес-кейса для решений единого входа (SSO)
Создание бизнес-кейса для виртуализации сети
Создание бизнес-кейса для частного облака
Больше бизнес-кейсов
