É um sinal dos tempos que as crianças não estão mais aprendendo a assinar seus nomes na escola. O que quer que você pense sobre esse desenvolvimento, atravessamos uma era em que a caligrafia não é apenas desnecessária, é uma perda de tempo e dinheiro. Mas para economizar dinheiro, você tem que gastar um pouco. Veja como você pode explicar a seus gerentes de alto escalão — que provavelmente tiveram anos de aulas de caligrafia nas séries mais baixas — que sua pequena prática está atrapalhando.
Drivers de decisão de software de assinatura eletrônica
Quantas vezes por dia você tem que assinar seu nome? Pode ser, em média, menos de um. Então vamos dizer que são apenas três por semana. Custa algo para imprimir o documento, fazer uma cópia para seus próprios registros e encaminhar o original para onde quer que vá. E quanto ao custo de comprar armários e alugar o espaço que eles ocupam? Mesmo se você digitalizar tudo em uma unidade flash, há o custo dessa unidade, e você precisa tirar um tempo do seu trabalho de valor agregado para fazer a digitalização ou pagar um assistente para lidar com esse tipo de trabalho. Indiretamente, há também o custo associado ao ritmo lento dos processos de aprovação que podem ser acelerados pelo software de assinatura eletrônica.
Inicialmente, as soluções de assinatura eletrônica e gerenciamento de transações digitais (DTM) foram implementadas por serviços financeiros e de seguros, empresas imobiliárias, provedores de assistência médica e outras organizações que dependem muito de papelada e precisam atender aos regulamentos de conformidade. Essas também são as ferramentas perfeitas para RH, jurídico e vendas, bem como para qualquer organização que faça negócios internacionalmente. As ferramentas de assinatura eletrônica e DTM não apenas simplificam e aceleram os fluxos de trabalho que exigem a obtenção de assinaturas, mas também mantêm as informações seguras. Há uma grande vantagem em se tornar totalmente digital.
No entanto, não é o objetivo deste artigo ajudá-lo a escolher entre soluções de assinatura eletrônica e DTM; O profissional de TI de Tom já abordou isso completamente. Estamos aqui para ajudá-lo a obter financiamento e aprovação dessas ferramentas, e é aí que entra o caso de negócios.
Aqui está a principal lição: os benefícios serão acumulados para a empresa como um todo. Ainda assim, como sempre acontece, os custos serão incorridos inteiramente dentro do orçamento do CIO. Se isso não ficar claro para o restante da liderança de nível C, você terá desperdiçado seu tempo trabalhando em um caso de negócios.
Fazendo o caso para ferramentas de assinatura eletrônica e DTM
Geralmente, quando apresentamos nossos artigos de caso de negócios, há uma grande quantidade de pensamento original no desenvolvimento do caso de negócios. Neste caso, porém, devemos reconhecer o trabalho que já foi feito pela Algorithmic Research Ltd., também conhecida como ARX, desenvolvedora do software de assinatura eletrônica CoSign e parceira da plataforma DocuSign DTM. Não está no escopo deste artigo endossar uma solução específica, mas reconhecemos o excelente trabalho que a ARX tem feito no desenvolvimento de um procedimento de justificativa. Alguns dos fatores também são refinados em um whitepaper publicado pela Association for Information and Image Management (AIMM), que também cita o ARX.
Leia: Como calcular o ROI em uma solução de assinatura digital por ARX (PDF)
Leia: Assinaturas digitais – Fazendo o caso de negócios por AIMM (PDF)
O estado atual das linhas orçamentárias com maior probabilidade de serem afetadas pelo DTM e pela assinatura eletrônica é assim:
Figura 1: Custos atuais a serem impactados pela adoção de DTM e e-sig
É baseado nestas suposições:
1.000 assinantes do DTM, cada um gerando 25 páginas impressas por dia a 2 centavos por custo de impressão de página
2,1 páginas e 1,5 signatários por documento médio
Correio padrão, noturno e de dois dias custa US$ 1,50, US$ 12 e US$ 4, e representam 35, 10 e 20% do roteamento, respectivamente
Faxes custam 2 centavos/página e representam 35% do roteamento
Metade de todos os documentos são digitalizados a um custo de 50 centavos cada, e o restante é arquivado fisicamente a 75 centavos cada
4% dos documentos são arquivados incorretamente e necessários mais tarde, a um custo de US$ 20 por recuperação
1% dos documentos são perdidos e necessários mais tarde, a um custo de US$ 40 por reprodução
Você também notará uma linha para novos custos contínuos, que está, obviamente, em branco no estado atual. No estado de destino abaixo, esperamos que a empresa precise manter mais dois servidores e pagar pelo suporte de DTM e assinatura eletrônica. Parece que o DTM é o item mais caro. Embora possa não haver um custo de aquisição, a assinatura seria de US$ 125/mês por usuário. O suporte a e-sig seria de 20% do custo inicial de licenciamento de US$ 50.000 por ano.
Figura 2: Custos-alvo impactados pelo DTM e assinatura eletrônica
Os custos únicos, então, somariam desta forma:
Figura 3: Custos únicos de assinatura eletrônica e DTM
De acordo com fornecedores de DTM e assinatura eletrônica, essas soluções são marcadas por períodos de retorno rápido, que os CIOs adoram. Tem sido dito que a única coisa que pode desacelerar o ponto de equilíbrio é a taxa na qual a organização adota totalmente os novos processos. Podemos ir junto com isso. Outra vantagem do retorno rápido é um perfil de risco mais baixo, então avançamos com uma taxa de desconto relativamente modesta de 9%.
Figura 4: Análise de investimento
Esta é, naturalmente, uma notícia muito boa.
Ainda assim, isso é irrelevante do ponto de vista tecnológico. Ferramentas de DTM e assinatura eletrônica são apostas de mesa nos dias de hoje. De acordo com o documento do AIIM (que já tem quase três anos), apenas 5% das empresas pesquisadas não veem necessidade dessas funções e não têm planos de investir.
Chegará um dia, e em breve, em que todas as partes interessadas externas da sua empresa farão uso regular de DTM e ferramentas de assinatura eletrônica, e qualquer pessoa que não as tenha adotado terá que se atualizar.
Recursos de caso de negócios: Para ajudá-lo a obter seu caso de negócios para software de assinatura eletrônica e ferramentas de gerenciamento de transações digitais (DTM), baixe esta calculadora do Excel e modelo do PowerPoint, que você pode personalizar de acordo com suas necessidades. A calculadora do Excel ajudará você a determinar seu estado atual, custos do projeto e estado de destino. Ele inclui todas as entradas necessárias para que você possa apresentar a análise final. O modelo do PowerPoint o guiará pela adição da análise da calculadora do Excel para que você possa apresentar as informações aos seus stakeholders de maneira lógica. >> Faça o download da Calculadora do Excel >> Faça o download do modelo do PowerPoint
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