Prowadzenie firmy to praca na pełen etat, a w szczególności małe i średnie firmy (SMB) często mogą znaleźć swoje wewnętrzne zasoby IT, które są maksymalnie przeciążone. W rezultacie trudno jest poświęcić niezbędny czas i wysiłek na wdrażanie najnowszych technologii biznesowych i zarządzanie nimi.
Powoduje to, że coraz większa liczba firm zleca część lub, w niektórych przypadkach, większość codziennych czynności związanych z obsługą IT, zewnętrznym dostawcom. Dzięki rozwojowi chmury obliczeniowej dostawcy usług zarządzanych przez IT (MSP) mogą hostować i zarządzać infrastrukturą IT klientów bardziej elastycznie i wydajniej niż kiedykolwiek.
Jednak nie tylko małe i średnie firmy nie mają czasu na zarządzanie własnymi operacjami IT, dlatego decydują się na outsourcing — istnieje kilka powodów, dla których firmy zmierzają w tym kierunku. Niezależnie od tego, czy chodzi o obniżenie kosztów, poprawę bezpieczeństwa, szybsze skalowanie infrastruktury informatycznej czy uzyskanie większego zwrotu z inwestycji, coraz więcej organizacji zwraca się do dostawców usług internetowych.
Czym są usługi zarządzane przez IT?
Model MSP opiera się na tym, że klienci regularnie płacą za zdalne usługi IT, takie jak zarządzanie komputerami i siecią, zarządzanie aplikacjami, zdalna pomoc techniczna oraz tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie po awarii. Oznacza to, że jako klient ponosisz koszty operacyjne tylko w oparciu o pojemność i wykorzystanie, w przeciwieństwie do dużych początkowych inwestycji kapitałowych związanych z zakupem infrastruktury lokalnej.
Jest to opcja, która zyskała popularność w ostatnich latach, a płynność modelu szczególnie przyciąga mniejsze firmy. Ankieta przeprowadzona w kwietniu 2018 r. wśród 1116 małych i średnich firm w USA, przeprowadzona przez firmę analityczną Techaisle, pokazuje, że 46 procent małych i średnich firm zleca obecnie swoje IT na zewnątrz, a kolejne 29 procent planuje to zrobić.
„Małe i średnie firmy mają do czynienia z coraz szerszym portfolio coraz bardziej złożonych aplikacji i technologii platformowych. Jednocześnie firmy te walczą o ograniczenie wydatków związanych z IT, w tym kosztów związanych z personelem”, mówi Tom’s Hardware główny analityk i dyrektor generalny Techaisle, Anurag Agrawal.
„To połączenie zwiększonego uzależnienia od technologii jako kluczowego elementu sukcesu biznesowego, rosnącej złożoności i ograniczeń kosztowych stworzyło „idealną burzę” dla korzystania z usług zarządzanych”.
Rozwijanie firmy
Zatrudnienie MSP odciąża Twój dział IT, a dzięki zleceniu krytycznego, codziennego wsparcia i utrzymania infrastruktury IT ekspertowi, więcej zasobów może zostać przeznaczonych na rozwój Twojej firmy. W rzeczywistości 46% ankietowanych przez firmę Techaisle małych i średnich firm stwierdziło, że współpraca z MSP pomaga im rozwijać działalność.
„Wielu naszych klientów z małych i średnich firm stara się jak najlepiej wyjść z branży IT”, mówi Tom’s Hardware David Huseonica, prezes i dyrektor generalny firmy MSP Cloud AG z siedzibą w Gruzji. „Dzięki opcji aplikacji w chmurze i outsourcingu IT ich podejście do kupowania, zarządzania i utrzymywania własnych serwerów zmieniło się i nie jest już postrzegane jako konieczne”.
Większe małe i średnie firmy, znane również jako firmy średniej wielkości, również często korzystają z usług zarządzanych jako sposobu na zwiększenie liczby obecnych pracowników: na przykład realizując niszowe specjalizacje lub wykonując standardowe zadania, aby zasoby wewnętrzne mogły przejść do nowych inicjatyw.
Rozwiązanie problemu złożoności IT
Rozumowanie biznesowe dotyczące zatrudniania MSP może być tak proste, jak brak wewnętrznego działu IT. Wiele małych firm zatrudniających zaledwie garstkę pracowników polega na tych najbardziej „obsługiwanych technicznie”, którzy przejmują rolę pomocy technicznej, gdy pojawiają się problemy z urządzeniami, oprogramowaniem lub siecią.
Ale jak wskazuje Estelle Johannes, dyrektor społeczności członkowskich stowarzyszenia branży IT CompTIA, w miarę jak Twoja firma się rozwija, a potrzeby IT stają się coraz bardziej złożone, to nie wystarczy. Będziesz musiał poszukać wewnętrznego informatyka lub zatrudnić MSP, który zajmie się zarządzaniem siecią na podstawie umowy, tak jak w przypadku innych mediów, takich jak energia elektryczna lub woda.
„W zależności od zakresu Twoich potrzeb informatycznych, pełnoetatowa osoba w firmie ma sens, jeśli jest wykorzystywana zgodnie z otrzymywanymi zarobkami. Ale jeśli Twój dział IT potrzebuje przypływów i odpływów lub jest w większości niskiej jakości z kilkoma ważnymi inicjatywami, MSP, który oferuje ceny współmierne do wykorzystania lub zużycia technologii, może być bardziej opłacalnym rozwiązaniem” – powiedział Johannes dla Tom’s Hardware.
Wypychanie usług w chmurze może być również czynnikiem decydującym o wprowadzeniu usług zarządzanych do Twojej organizacji. Huseonica z Cloud AG mówi nam, że chociaż niektóre firmy decydują się na outsourcing IT ze względu na początkowe oszczędności kosztów, nie jest to jedyny czynnik. Wiele osób docenia fakt, że outsourcing pozwala im skoncentrować się na innych działaniach generujących przychody dla firmy. Dodatkowo chmura umożliwia im skalowanie infrastruktury IT zgodnie z ich wymaganiami.
Odciążanie codziennego zarządzania IT
Innym powodem przyjęcia usług zarządzanych jest odciążenie rutynowych zadań IT, takich jak aktualizacje systemu, pomoc techniczna dla użytkowników i zmiany pracowników. Te czynności niekoniecznie wymagają najwyższego poziomu umiejętności, ale są stałe.
„Może się okazać, że projekty rozwoju zwierząt domowych wydają się przeciągać i trwać, ponieważ dział IT jest zawsze zajęty aktualizowaniem urządzeń, sieci i zabezpieczeń”, mówi Johannes, odnosząc się do bimodalnego modelu IT firmy Gartner.
Według Gartnera bimodalne IT to praktyka zarządzania dwoma oddzielnymi, spójnymi trybami dostarczania IT, jednym skoncentrowanym na stabilności, a drugim na zwinności.
„Zamiast zatrudniać bardziej wykwalifikowanych i wysoko opłacanych pracowników IT do trybu 1, możesz przenieść codzienne zadania na MSP, pozostawiając wewnętrzny personel IT, aby przejął tryb 2 i wykonywał zadania biznesowe. umożliwiające i generujące przychody projekty transformacji cyfrowej, które stoją w kolejce” — wyjaśnia Johannes.
Wypełnianie luki w umiejętnościach w zakresie cyberbezpieczeństwa
Bezpieczeństwo IT to kolejny obszar, w którym coraz więcej firm zwraca się do MSP.
„Wiele firm nie może konkurować z dzisiejszymi wyrafinowanymi cybernetycznymi przeciwnikami”, mówi nam Susie Cummings, wiceprezes ds. usług zarządzanych w SWC Technology Partners z siedzibą w Chicago. „Pozyskiwanie i zatrudnianie wewnętrznego zespołu ds. bezpieczeństwa nie jest opcją dla wielu małych i średnich firm — zajmuje to dużo czasu, nie jest tanie i prawie niemożliwe jest znalezienie odpowiedniej kombinacji umiejętności i wiedzy — doprowadziło to do zwiększenie outsourcingu bezpieczeństwa. Wraz ze wzrostem liczby cyberataków zarządzanie bezpieczeństwem IT stało się jeszcze bardziej złożone i kosztowne”.
Badania przeprowadzone przez firmę Kaseya, która produkuje oprogramowanie dla MSP, zatytułowane 2018 State of IT Operations for Midsize Enterprises, wykazały, że co trzecie MŚP doświadczyło naruszenia bezpieczeństwa w ciągu ostatnich pięciu lat, a więcej niż jedna na 10 doświadczyło takiego naruszenia w ciągu ostatnich 12 miesięcy .
Cummings zauważa, że dzięki outsourcingowi IT firmy zyskują również większą pewność, że potrafią zapobiegać lub szybko wykrywać cyberataki i reagować na nie o dowolnej porze dnia.
„Cyberprzestępcy nie pracują w godzinach pracy od poniedziałku do piątku, więc wsparcie 24/7/365 ze strony konsultantów ds. bezpieczeństwa, którzy mają rozległe doświadczenie praktyczne i dostęp do zaawansowanych technologii wykrywania, pomaga wyeliminować te luki w zabezpieczeniach, aby chronić dane klientów i utrzymać działalność firmy Naprzód.”
Oszczędności kosztów
Oprócz zalet operacyjnych outsourcingu IT, dużą atrakcją są korzyści finansowe. Dzięki miesięcznym opłatom za subskrypcję firmy unikają dużych kosztów początkowych związanych z nowym oprogramowaniem i serwerami oraz przenoszą koszty IT z wydatków kapitałowych na koszty operacyjne. Oferując przewidywalny miesięczny plan subskrypcji, organizacje dokładnie wiedzą, ile miesięcznie wydają na IT i mogą odpowiednio zaplanować swoje budżety.
Co więcej, możesz skalować swoje IT w górę lub w dół w zależności od wymagań Twojej firmy, oferując większą kontrolę nad środowiskiem IT Twojej firmy i redukując niepotrzebne wydatki na IT.
Czy outsourcing jest dla każdego?
Chociaż korzyści z outsourcingu IT są oczywiste, przeniesienie zarządzania całością IT na firmę zewnętrzną niekoniecznie jest praktyczne.
Możesz pracować w organizacji, która ze względów geograficznych lub łączności musi zachować przynajmniej część swojej infrastruktury IT w swojej siedzibie: na przykład, jeśli występuje problem z opóźnieniem podczas przenoszenia danych między lokalizacjami. Alternatywnie, wymagania polityki Twojej firmy mogą określać zasady dotyczące zarządzania danymi, często ze względów regulacyjnych i/lub suwerenności danych, które powodowałyby konieczność przechowywania poufnych danych lub systemów na miejscu.
Z tych powodów, dla większości firm nie jest praktyczne zlecanie na zewnątrz 100% swoich zasobów IT. Wielu przyjmie hybrydowe podejście do outsourcingu, decydując się na utrzymanie niektórych systemów we własnym zakresie.
Niemniej jednak outsourcing, jako model konsumpcji IT, nadal cieszy się popularnością, szczególnie wśród małych firm. „Znaczny i szybko rozwijający się segment małych i średnich przedsiębiorstw w USA korzysta z pewnej kombinacji usług zarządzanych w celu obsługi wymagań informatycznych i biznesowych”, mówi Agrawal, który dodaje, że „szereg użytkowników usług zarządzanych jest gotowy do dalszego wzrostu w ciągu najbliższych 12-24. miesiące.”
